画面ごとの操作手順を、実際の画面例とあわせて章立てで説明します。掲載している画面とデータ はすべて説明用のサンプルです。業務の流れは「施設が申請 → 社長が承認 → 社長が取引先へ発注 → 施設が納品を登録」の順に進みます。
このマニュアルは日本語画面の画面例で説明しています。表示言語を切り替えても、本文と画面例は日本語のままです。
第1章 / はじめに
管理者から案内されたアカウントで入り、自分の施設と役割を確認します。
ログイン画面で管理者から案内されたメールアドレスとパスワードを入力し、「ログイン」を押します。
かんたんホームが開いたら、右上の利用者名・役割と対象施設を確認します。必要に応じて「表示言語」を切り替えます。
パスワードを忘れた場合は再設定へ進みます。無効化や所属施設の案内が出る場合は管理者へ連絡します。
第2章 / はじめに
再設定メールを受け取り、新しいパスワードを登録します。
「パスワードを忘れた場合」から登録メールアドレスを入力し、「リセットリンクを送信」を押します。
送信案内を確認し、メール内の再設定リンクを開きます。見つからない場合は迷惑メールも確認します。
新しいパスワードと確認用の欄を同じ内容で入力し、「パスワードを更新」を押します。期限切れの案内が出たらメールを依頼し直します。
第3章 / はじめに
役割ごとの大きなボタンから、必要な作業へ進みます。
施設は「商品を申請する」「届いた商品を登録する」「差戻しを修正」から選びます。社長は承認待ち・承認済み未発注など、自分に表示される対応を確認します。
件数のあるボタンは対象を絞った画面へ進みます。0件でも入口は使えます。入庫予定日が未設定の注文は入庫画面の「未入庫をすべて表示」で確認します。
在庫・棚卸・販促・履歴・練習は「そのほかのメニュー」から選びます。狭い画面ではメニューを開いて移動します。
第4章 / はじめに
現在のデータから表示される、承認待ち・差戻し・未入庫などを確認します。
ヘッダーの「通知センター」またはホームの「通知をすべて見る」を選びます。
通知の種類、施設、発注番号や日付を確認し、対象を開きます。
申請内容の確認、差戻しの修正、入庫などは移動先で行います。処理後は件数と対象が更新されたことを確認します。
第5章 / 発注
施設・状態・商品名などで、見たい発注を探します。
「発注一覧」で施設、ステータス、申請者、商品名、日付などを選び「検索」を押します。条件を外すときは「リセット」を使います。
「申請中」「承認済み・未発注」「発注済み」を区別します。単価未入力なら予定金額は未確定です。
対象行の「詳細」を押し、明細や次の操作を確認します。過去の発注を使う場合は「複製」で新規入力へ進みます。
第6章 / 発注
かんたんモードの「基本情報→商品選択→確認」で、商品と数量をそろえます。
「新規発注」で施設と発注申請日を確認し、必要に応じて入庫予定日・備考を入力して次へ進みます。
分類や検索で商品を探し、必要な商品を選びます。最近の商品や、よく使う発注セットも利用できます。
選んだ商品ごとに必要数量を入力します。単位を確認し、単価・発注先は分かる場合に入力します。見つからない商品は「商品相談」を使います。
施設・商品・数量・単位を確認して確認画面へ進みます。警告があれば重複や数量を見直し、最後の「申請する」は発注確認画面で押します。
第7章 / 発注
保存した下書きの内容と宛先を確認し、申請を確定します。
「発注確認」で施設、商品、数量、単位、備考、社長への承認依頼先を確認します。単価未入力と警告も読みます。
内容が違う場合は入力へ戻って修正します。二重申請になりそうな注文がないかも確認します。
問題がなければ「申請する」を1回押します。詳細画面の申請中表示と、承認依頼を受け付けた案内を確認します。
第8章 / 発注
下書きや差戻しの内容を修正し、必要に応じて再申請します。
詳細の差戻し理由や案内を読み、「編集」から入力を開きます。ボタンがない場合は状態や権限を確認します。
施設、商品、数量、単価、予定日、備考など必要な箇所を修正し、確認へ進みます。
下書き・差戻しは確認画面から再申請します。承認後の編集では、再承認が必要かどうかの案内を必ず確認します。
第9章 / 発注
申請・承認・実発注・入庫・金額の状態を、ひとつの詳細画面で確認します。
先頭の「次にやること」とステータス、施設、商品、数量を確認します。履歴で誰がいつ対応したかを確認します。
承認権限のある利用者は内容を確認して承認・差戻し・却下を選びます。承認後は「承認済み・未発注」で、まだ取引先への注文は終わっていません。
社長が実際に取引先へ注文した後、「取引先へ発注済みにする」で方法等を記録します。発注済みへ変わったことを確認します。
発注済みの明細から入庫するか、入庫専用画面へ進みます。届いた数量だけを登録し、残りを確認します。
入庫と残数取消の処理がすべて終わり、1個以上受領している注文では「納品後の実績金額」が使えます。納品書・請求書の総額を入力し、「実績金額を保存」を押します。
必要な資料は添付します。未入庫の残りを取り消す場合は理由を確認して取消を実行し、入庫済み・取消・残数を見直します。
第10章 / 発注
承認依頼メールの専用リンクで内容を確認し、画面内のボタンで承認します。
承認依頼メールから承認画面へ進みます。IDやパスワードの入力は不要です。画面を開いただけでは承認されません。
受信者、施設、発注番号、商品、数量を確認し、問題がなければ画面下の「承認する」を1回押します。
「承認を記録しました」を確認します。社長が取引先へ実際に注文した後、アプリで発注済みを記録します。
第11章 / 発注
電話・店頭・Webなどで手配済みの案件を記録します。
「直接発注登録」で対象施設・日付・商品・数量を入力します。
発注方法と、直接発注として登録する理由を入力します。分かる単価や発注先、参照番号も確認します。
登録後の詳細で「直接発注」「発注済み」と表示されることを確認します。商品が届いたら入庫を登録します。
第12章 / 発注
一覧の集計用CSVと、1件ごとの資料を使い分けます。
発注一覧を絞り込み、「CSV」で対象のデータを保存します。出力された施設・日付・状態を確認します。
発注詳細の「CSV」または「印刷 / PDF」を選びます。印刷画面では発注番号と明細を確認します。
印刷画面から印刷を開き、プリンターまたはPDF保存を選びます。ページ区切り、数量、実績金額を確認して保存・印刷します。
第13章 / 在庫・入庫
現在庫と入庫予定を見て、必要な補充だけを発注へ進めます。
「在庫一覧」で施設や商品を絞り、現在庫・入庫予定・補充目安を確認します。
要補充の表示から、必要な商品を選びます。提案された数量を確認し、発注作成へ進みます。
新規発注で施設・商品・数量を見直して申請します。在庫数と未入庫分を重ねて二重手配しないよう確認します。
第14章 / 在庫・入庫
実際に受け取った数量だけを登録し、残りを管理します。
「入庫専用画面」で施設を確認し、「今日届く予定」「期限を過ぎた未入庫」「未入庫をすべて表示」から探します。
「全部届いた」は未入庫の残り全部です。「一部届いた」は今回届いた数量を入力します。発注数・入庫済み・今回・登録後の残りを確認します。
入庫日・理由・必要な補足を入れ、「全部の入庫を登録」または「一部入庫を登録」を押します。
「入庫を登録しました」の案内と数量を確認します。20個中12個なら残8個、次に全部届いたときは残8個だけを登録します。
第15章 / 在庫・入庫
発注の入庫と区別して、使用・廃棄・調整などを記録します。
「入出庫登録・履歴」で施設・商品を選び、取引の種類を確認します。通常注文の受領は入庫専用画面を使います。
取引の方向と数量、日付、理由を確認して「登録」を押します。表示される項目や種類は権限によって変わります。
登録後は履歴の種類・数量と現在庫を確認します。誤りがあれば権限のある担当者が理由を付けて訂正します。
第16章 / 管理・取込
システム管理者が既存台帳を確認して初期移行します。
「棚卸原紙 Excel初期取込」で取込先施設、新規商品の大分類・単位を確認し、対象の.xlsxを選びます。
「ドライランを実行」で、商品照合・期首・入出庫・棚卸の件数、エラー・警告を確認します。要修正なら元ファイルを直します。
取込可能で内容も正しければ「この内容で取込を確定」を押し、結果と「取込履歴」を確認します。
第17章 / 棚卸
施設と日付を選んで棚卸を開始し、未完了の作業を続けます。
「棚卸」で対象施設と棚卸日を選びます。別施設や別日の棚卸を重ねて作らないよう一覧も確認します。
新しく数える場合は「棚卸開始」を押します。途中の棚卸がある場合は、その一覧行から詳細を開きます。
対象施設・日付・状態を確認して、商品ごとの実数を入力します。
第18章 / 棚卸
実際に数えた数量を入力し、差異理由と未入力を確認して確定します。
「かんたんモード」は1商品ずつ入力します。「分類」「未入力のみ表示」「差異のみ表示」で対象を探せます。
「実際に数えた数量」を入力します。帳簿数と違う場合は理由を選び、「次へ」で続けます。
中断するときは「途中保存」を押します。端末に残った入力の復元案内が出たら、復元する内容を確認します。
全商品の入力と差異理由を確認し、「保存して棚卸確定」を押します。確定後の状態と在庫を確認します。
第19章 / 販促
施設別の予定と、対象月の期間・担当・状態を見渡します。
「年間・月別計画」で年・施設・分類などを選び、年間表示または一覧を確認します。
対象月の計画概要で期間、施設、分類、担当、状態を確認します。担当が入っていない場合は「未設定」と表示されます。
計画を選ぶと詳細を開けます。新しく登録する場合は新規販促計画へ進みます。
第20章 / 販促
施設・分類・期間・担当を確認して、販促計画を保存します。
新しく作るときは「新規販促計画」、変更するときは既存計画の詳細から「編集」を開きます。
施設、分類、タイトル、開始日・終了日、担当者、実施内容、状態などを入力します。日付と対象施設を見直します。
「保存」を押して詳細を開き、期間・担当・状態と「販促計画を保存しました。」の案内を確認します。
第21章 / 販促
計画の内容を確認し、編集・複製・取消の必要性を判断します。
期間、担当、実施内容、登録状態、開催状況を確認します。担当未設定は勝手に補完せず、必要に応じて担当者を決めます。
今の計画を直す場合は編集、新しい計画として使う場合は複製を選びます。複製後も施設・日付を見直します。
取消が必要な場合は理由を入力し、取消結果と履歴を確認します。
第22章 / 管理・取込
ファイルの内容を確認してから、取込を確定します。
販促計画のExcel取込で対象ファイルを選び、「内容を確認する」を押します。この段階では保存されません。
施設・分類・日付、重複の警告を読みます。誤りはシート・行・セルの案内を頼りに元ファイルで修正します。
正しい内容なら「この内容で取り込む」を押し、結果件数を確認します。年間・月別計画で期間・担当・状態を見直します。
第23章 / 商品相談
商品が見つからないときの相談と、正式な発注を区別して確認します。
メニューの「商品相談」で対象施設と相談の状態を確認します。
相談内容を選び、写真・確定内容・下書きの有無を確認します。
別の商品について相談するときは、新規の相談画面へ進みます。
第24章 / 商品相談
商品名や写真から相談し、正式な商品と数量を確認してもらいます。
「探している商品の内容」に商品名・色・サイズ・用途など分かる範囲を書き、施設を確認します。
ほしい数量は自由記入です。必要ならJPG・PNG・WebPの写真を1枚選びます。写真は5MBまでです。
「相談を送信する」を押し、開いた詳細で内容を確認します。
第25章 / 商品相談
社長・管理者が商品を確定した後、通常の発注手順へ進みます。
施設、説明、希望数量、写真、相談状態を確認します。
商品・数量・単位を選び「確定する」を押します。該当商品がなければ商品マスタで登録してから選びます。
確定後に表示される「この内容で発注を作る」を押します。作成済みなら「作成された発注の下書きを開く」から進み、確認画面で内容を見直して申請します。
第26章 / はじめに
通常施設と区別された練習用のデータで操作を試します。
「練習モード」で「操作練習施設」と表示されていることを確認します。
施設は申請・状況確認・入庫・棚卸を試します。承認と取引先発注の記録は社長・管理者が別に行います。
システム管理者はリセット対象を読み、確認欄にチェックして「練習データを一括リセット」を押します。一般利用者は管理者に依頼します。
第27章 / 管理・マスタ
商品そのものの情報と、利用できる施設を管理します。
「商品マスタ」で分類・対象施設・名前などから探します。新しい商品は新規登録、既存商品は編集を開きます。
中分類、商品名、基本単位、全館共通か対象施設指定かを確認します。対象施設指定の場合は利用できる施設を選びます。
保存後の一覧で商品コード・名称・単位・対象施設を確認し、補充ラインや参考単価は施設別設定で確認します。
第28章 / 管理・取込
見本Excelを使い、上書きされる値を確認してから保存します。
商品マスタのExcel取込から見本を取得し、商品マスタと必要な施設別設定を記入します。商品コードの有無で新規・更新が変わる点を確認します。
ファイルを選び「内容を確認する」を押します。商品・分類・単位・対象施設と、施設別設定で上書きされる値を読みます。
正しければ「この内容で登録・更新する」を押します。新規・更新・エラーの件数を確認し、一覧で結果を見直します。
第29章 / 管理・マスタ
施設ごとの取扱、補充目安、参考単価、発注先を管理します。
商品マスタの施設別設定で施設を選び、商品を検索します。
取扱の有無、補充ライン、参考単価、発注先を確認して入力します。数量・金額は0以上の値にします。
保存後に「施設別商品設定を保存しました。」を確認し、在庫の補充表示や発注画面の商品選択を見直します。
第30章 / 管理・マスタ
商品を探しやすくする分類と表示順を管理します。
大分類管理・中分類管理、または商品マスタの分類タブを開きます。新規登録か既存分類の編集を選びます。
大分類は名前と並び順、中分類は所属する大分類も確認して保存します。
今後使わない分類は無効化を検討します。削除は、配下商品や履歴から参照されていない場合だけ行います。
第31章 / 管理・取込
現在データのCSVを見本に、分類を追加・更新します。
大分類または中分類のインポート画面で「現在データを CSV ダウンロード」を使い、見出しを確認します。
大分類名・中分類名・並び順・有効状態など、画面に示された列形式で作成し、CSVファイルを選びます。
「大分類をインポート」または「中分類をインポート」を押し、読み込み行数・新規・更新・行エラーを確認します。
第32章 / 管理・マスタ
システム管理者が施設名・表示順・有効状態を管理します。
「ホテル管理」で新規登録か対象施設の編集を開きます。
施設名・並び順・有効状態を確認して保存します。対象施設の取り違えがないか一覧で見直します。
所属ユーザーや商品設定・履歴への影響を確認し、使用終了は無効化を検討します。
第33章 / 管理・取込
施設名・並び順・有効状態をCSVで登録・更新します。
ホテルマスタ CSV インポートで現在データをCSVダウンロードし、「並び順,名前,有効」の形式を確認します。
内容を見直したCSVを選び、「ホテルをインポート」を押します。
読み込み行数・新規・更新・エラーを確認し、「一覧に戻る」で施設情報を見直します。
第34章 / 管理・マスタ
利用者のログイン情報・権限・所属施設と、社長への申請メール宛先を確認します。
「ユーザー管理」で新規登録か既存利用者の編集を選びます。申請メールの宛先を直す場合は社長（本部管理者）の利用者を確認します。
氏名・メールアドレス・権限・所属施設・有効状態を確認します。新規登録では初期パスワードも入力します。
既存の社長の編集を開き、メールアドレスを変更して保存します。このアドレスは次回からログインにも使います。パスワードは変わりません。
保存後の一覧で役割・所属・有効状態を確認します。メールアドレスを変えた場合は、ログインにも使うことを本人に伝えます。
第35章 / 管理・マスタ
販促計画の分類名・表示色・表示順を管理します。
「販促分類管理」で新規登録または対象分類の編集を選びます。
分類名、表示色、並び順、有効状態を確認して保存します。
「保存しました。」を確認し、販促計画の分類選択や年間表示の色を見直します。
第36章 / 管理・設定
不在時などに、施設と期間を限定して代理承認を設定します。
「代理承認設定」で施設、代理承認者、開始日・終了日を確認します。
「代理承認を設定」を押し、設定内容と「代理承認中」または「期間外」の表示を確認します。
対象の設定で「代理承認を解除」を選び、解除済みの表示を確認します。
第37章 / 管理・設定
承認済み注文を編集できる役割と、再承認が必要な変更を設定します。
「承認後編集ポリシー」で、編集できる役割と各変更の再承認条件を読みます。
商品・数量・単価・備考・日付・施設などの変更について、再承認が必要かを選びます。
再承認が必要な編集は下書きへ戻ります。大幅編集の通知設定が有効なら、その時点で有効な社長全員へ変更通知が届きます。保存後の「保存しました。」を確認し、利用者へルールを伝えます。
第38章 / 履歴・困ったとき
アプリの操作結果と、メールの送信状態を分けて確認します。
「メール送信履歴」で状態や宛先を絞り込み、対象の発注・送信種別・日時を確認します。
送信待ち・送信済み・失敗・抑止を区別します。失敗時はエラー内容と対象を管理者へ伝えます。
社長・システム管理者は対象と原因を確認し、表示される再送操作を使います。通常担当者は管理者へ依頼します。
第39章 / 履歴・困ったとき
誰がいつ何を変更したかを、監査ログで調べます。
「監査ログ」で操作、対象、実行者、施設、期間を選んで絞り込みます。
日時・実行者・操作種別を確認し、必要な記録の詳細を調べます。
該当する発注や設定の画面を開き、現在の内容と履歴を照合します。
第40章 / 履歴・困ったとき
その画面に対応する手順と、問い合わせに必要な情報を確認します。
各ページの「使い方・困ったとき」から、その画面の操作手順を読みます。
「この手順を大きく開く」は同じ手順を別のタブで開きます。全文マニュアルから関連する作業も探せます。
画面名、施設、発注番号、行った操作、表示されたエラーを管理者へ伝えます。パスワードや専用リンクは送らないでください。